DESMARAIS, Norman: Acqusition systems for libraries (by Norman Desmarais. - Westport : Meckler, cop . 1988. - XIII , 246 p. - ( Essential guide to the library IBM PC, ISBN 0-88736-080-7 ; vol.11.)

Számítógépes gyarapítási rendszerek

A Könyvért írógéppel kitöltött számláihoz szokott könyvtáros lévén elkerekedett szemmel olvasgattam, hogy mennyi és mennyiféle adat kezelésére kell képesnek lennie egy amerikai számítógépes gyarapítási rendszernek. Mindig is gyönyörködtettek a Nyugatról kapott pro forma számlák, s homályosan eddig is sejtettem, hogy nem pusztán szemgyönyörködtetés céljából olyanok, amilyenek. Az " Acquisition systems for libraries " c. könyvből világosan kiderül, hogy ezek az (Óperenciás) tengeren túli szoftverek számlák készítésén kívül képesek a külföldi valuta átszámolásától kezdve a költségek összegzésén át az átutalások ellenőrzéséig nagyon sok mindenre.

Tíz féle gyarapításra alkalmas számítógépes rendszert ír le a hetedhét országon túli szerző, pontosan 77 szempont alapján elemezve működésüket, lehetőségeiket. A könyv felépítése nagyon jól követhető. Az első fejezet tartalmazza kérdések formájában a szempontokat, melyek alapján aztán a tíz rendszert külön-külön fejezet ismerteti. A bemutatott rendszerek a következők: ACQ 350, Any-Book, BATASYSTEM Acquisition, Bib-Base/Acq, Card Datalog Acqusition Module, MATTS: Midwest Automated Technical Services System, Nonesuch Acquisition System, Purchase: The Ocelot Library System's Acquisition Module, Sydney Micro Library System, Unicorn Collection Management System: Acquisition Module . Tizenkettedikként pedig egy rövid fejezet következik az elektronikus rendelés szoftverjeiről, melyek különleges gyarapítási rendszerekként, vagy a meglevő gyarapítási rendszerek kiegészítőiként kapnak itt helyet.

A 13. fejezet összefoglalja a tudnivalókat, összehasonlítva a különbözőszoftverek nyújtotta lehetőségeket, előnyöket és hátrányokat. Mindezt jól áttekinthető táblázatos formában is közli, megkönnyítve azon szerencsés könyvtárosok dolgát, akik ezek közül a rendszerek közül válogathatnak, mikor a gépesítés során döntés elé kerülnek.

Ha már a rendszereket személyesen nem tanulmányozhatjuk, legalább a már említett 77 szempont közül szeretnék néhányat ízelítőül közreadni. Ezeket a könyv 1. fejezete 11 alcím alatt csoportosítja:

1. Általános jellemzők:

Van-e a rendszernek többszintű jelszórendszere a hozzáférési jogosultság megállapítására; az erre felhatalmazott szakembernek van lehetősége az alapértelmezések megváltoztatására stb.

2. Rendelés:

Képes-e a rendszer kapcsolódni olyan nagy bibliográfiai adatbázisokhoz, mint például az OCLC vagy az RLIN, ami lehetővé teszi adatok átvételét a rendelés során; képes-e online rendelésre a rendszer; alkalmas-e különböző szelektív listák készítésére; van-e hely a speciális - például sürgős - rendelésekre vonatkozó megjegyzéseknek stb.

3.A költségvetés nyomonkövetése:

Képes-e a költségvetés kezelésére vagy ezt manuálisan kell végezni; képes-e az elmúlt évi költségvetési adatokat átvezetni az új évre; jelzi-e a költségvetés túllépését; külön kezeli-e a költségvetési rovatokat; át tudja-e számolni a külföldi valutákat dollárra; automatikusan módosítja-e az elszámolásokat, ha egy-egy ár, vagy a rendelendő dokumentum mennyisége módosul stb.

4. Érkeztetés, fizetés:

Képes-e regisztrálni bizonyos összegek átutalását a szállítónak; automatikusan kiegyenlíti a számlát, kérve ennek jóváhagyását; ad-e tájékoztatást a költségvetés egyenlegéről stb.

5. Reklamálás:

Meghatározott ütemezés szerint végzi-e a reklamációt vagy egyedi igény szerint, és ha az előbbi módon, akkor van-e lehetőség ennek az alapértelmezésnek a módosítására; van-e mező a reklamációra vonatkozó megjegyzéseknek stb.

6. Keresés az adatbázisban:

Milyen hozzáférési pontok állnak rendelkezésre; jelzi a rendszer a duplumrendelést stb.

7. Ügyvitel:

Jelzi-e a szállítás, az érkeztetés és a fizetés időpontját, a dokumentum végső árát; van-e lehetőség a dezideráták tárolására addig az időpontig, amíg valóban megrendelésre kerülnek; képes-e pénzügyi és állományi statisztikák készítésére; tudja-e összegezni, hogy bizonyos időszakon belül hány rekordot vittek be, módosítottak vagy töröltek stb.

8. Jelentések:

Készít-e kimutatásokat a kiadásokról, egyenlegekről stb.; kiíratható-e a szállítással késésben levő kereskedők listája; tud-e átlagárakat számolni dokumentumtípus és/vagy költségvetési rovatok szerint; képes-e ezekre a műveletekre online üzemmód alatt stb.

9. Csatlakoztatás a könyvtár más moduljaihoz:

Milyen kapcsolatban áll a rendszer a könyvtár többi moduljával, például a feldolgozási rendszerrel, a nyilvános hozzáférésű katalógussal stb.

10. Képernyők:

Milyen képernyői vannak a rendszernek, mennyire bonyolult használni őket; mennyi időt igényel a könyvtári személyzet betanítása stb.

11 . Költségek:

A készülék ára; az installáció költsége; az adatátviteli rendszer és a hálózat használati díja; előfizetési díj, kézikönyvek és oktatási költségek stb.

Mindezeken kívül a fejezetek végén szerepelnek a hardverre és a szoftverre vonatkozó adatok, az előállító neve, címe és az ár. A szerző ezzel kapcsolatban nyomatékosan felhívja a figyelmet, hogy a választásnál az ár nem lehet elsődleges szempont, mert egy olyan rendszer, ami olcsó ugyan, de nem felel meg a megoldandó feladatoknak, nem lehet kifizetődő.

Én ugyan büszkén használom a Micro-ISIS-en alapuló Desirét a szerzeményezés nyilvántartására, de a valutaárak forintértékét zsebkalkulátorral számítgatom ki, ezért méltányolok minden olyan rendszert, amely nemcsak megteszi ezt helyettem, de aminél még azt is megtudhatom (ami a Könyvért számláiból például nem szokott kiderülni),hogy a szállító milyen árfolyamon számolta el az árakat.